Samochodem służbowym na wakacje
Wybierasz się na urlop służbowym autem? Oto zasady, na jakich pracownik może korzystać z firmowego samochodu podczas wakacji.
Kwestia użytkowania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych jest regulowana w tzw. polityce flotowej firmy. We współczesnym przedsiębiorstwie można się spotkać z dwojakim podejściem w tym zakresie. Jednym z nich jest założenie, że auto flotowe jest traktowane wyłącznie jako narzędzie pracy zaś drugim - traktowanie samochodu służbowego jako bonusu - elementu dodatkowej gratyfikacji dla pracownika za wykonywaną przez niego pracę.
Decyzja co do zakresu prywatnego użytkowania auta przez pracowników jest podejmowana przez każdą z firm wewnętrznie i powinna zostać uregulowana w specjalnym dokumencie, tzw. polityce flotowej. Dobrze zaprojektowana polityka flotowa umożliwia firmie wykorzystać flotę w sposób najbardziej efektywny i pozwala zoptymalizować koszty związane z jej zarządzaniem oraz eksploatacją. Zakres prywatnego użytkowania auta zależy często od zajmowanego przez pracownika stanowiska i może przewidywać np. tylko dojazd pracownika samochodem z domu do pracy i z powrotem, pełne wykorzystanie do celów prywatnych ale tylko w dni pracujące lub poruszanie się bez żadnych ograniczeń. Wyjechanie autem służbowym na wakacje zależy więc od polityki flotowej firmy użytkującej flotę oraz zakresu, w jakim konkretny pracownik może używać samochodu firmowego prywatnie.
Kwestie związane z kosztami eksploatacji samochodu firmowego podczas wakacyjnego urlopu, np. paliwa czy płynu do spryskiwaczy również powinny być precyzyjnie uregulowane w polityce flotowej firmy. Może ona pokrywać w całości wszystkie koszty, ich część lub zrzucić je na pracownika. Firmy z branży flotowej polecają karty paliwowe, które gwarantują przejrzystość wydatków na tankowanie oraz ułatwiają rozliczenia w tym zakresie.
Zamierzając wykorzystać auto służbowe podczas urlopu należy zapoznać się z odpowiedzialnością za ewentualne szkody powstałe z winy kierowcy. Najczęściej polityki flotowe mówią o tym, że koszty naprawy pokrywane są z polisy ubezpieczeniowej. W wyjątkowych sytuacjach ubezpieczalnia może odmówić wypłaty odszkodowania - dotyczy to m. in. ucieczki z miejsca wypadku czy prowadzenia w stanie nietrzeźwości. Warunki, w których ubezpieczyciel może nie wypłacić odszkodowania, przez co firma poniesie dodatkowe koszty, powinny być znane pracownikowi i musi mieć on świadomość, kiedy może zostać zobowiązany do pokrycia kosztów we własnym zakresie. Pracownik może zostać obciążony kosztami napraw również wtedy, gdy pojazd uległ poważnej awarii ewidentnie z winy nieprawidłowej eksploatacji.
(fot. zdjęcie producenta) Zgodnie z prawem wyjazd autem służbowym za granicę wymaga uzyskania przez pracownika zgody od właściciela pojazdu - osoby
z firmy do tego upoważnionej lub leasingodawcy, czyli prawnego właściciela pojazdu. W przypadku samochodów leasingowanych lub wynajmowanych uzyskanie formalnej zgody nie wymaga spełnienia wielu formalności - zazwyczaj zapotrzebowanie na taki dokument wystarczy zgłosić telefonicznie. Warto pamiętać, że jeżeli auto nie jest zarejestrowane na nazwisko kierowcy to organy kontroli ruchu drogowego mogą sprawdzić, czy kierujący ma prawo do jego użytkowania. O ile w Polsce policja raczej nie pyta o takie uprawnienia, to może się to już zdarzyć na przejściach granicznych lub na terytorium Ukrainy, Rumunii czy Bułgarii. W przypadku podróżowania firmowym samochodem za granicą konieczne jest zatem posiadanie nie tylko dowodu rejestracyjnego, ale również dokumentu świadczącego o naszym prawie do korzystania z pojazdu. Brak odpowiedniego zaświadczenie może skutkować problemami podczas kontroli, a nawet spowodować zakaz przekroczenia granicy.
Ważną kwestią jest sprawdzenie zakresu terytorialnego ubezpieczenia AC i pakietu assistance. W przypadku najmu długoterminowego wspólnym interesem firmy - klienta jak i dostawcy usług jest wybór takiego rozwiązania, które maksymalnie zabezpieczy firmową flotę. Warto sprawdzić, czy w przypadku awarii auta bądź nieprzewidzianego zdarzenia na drodze, np. kolizji, użytkownik nie będzie pozostawiony poza granicami sam sobie. Powinien on upewnić się, czy w takich sytuacjach otrzyma wsparcie w postaci usług serwisowych czy samochodu zastępczego.
Przed wyjazdem samochodem służbowym na wakacje warto zapoznać się ze szczegółowymi prawami, obowiązkami oraz odpowiedzialnością, jaka spoczywa w takiej sytuacji na użytkowniku pojazdu.
Źródło: Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów
ll/moto.wp.pl